Aan de gang met GTD

Ik zal veel praten over Getting Things Done, een boek van David Allen, met als subtitel “De kunst van stress-vrije productiviteit”. Je hebt er misschien wel eens van gehoord door artikelen op Internet of doordat er een “aanhanger” van deze methode bij je op het werk rondloopt.

Deze introductie is gericht op tweakers, zodat je zelf kunt checken of GTD iets voor je is. Ik bedoel hiermee dat ik ook in zal gaan op truuks die je met software uit kunt halen om deze methode in te voeren. Zorg ervoor dat je het boek hebt als je eraan wilt beginnen. Er is een Nederlandse vertaling in omloop, maar ik gebruik zelf de Engelse versie. Je hebt ook een aantal spullen nodig zoals een hele stapel mappen, een label maker, en een joekel van een prullenbak. Het wordt eens tijd om je zaakjes onder controle te krijgen!

Het probleem met “zooi”.

Getting Things Done is een succesvolle methode omdat het ervoor zorgt dat je de kleine taken of activiteiten die je elke dag moet doen ook echt af krijgt. Dat komt door de manier waarop de methode omgaat met zooi. (Ik vertaal “stuff” als “zooi”, wellicht is er een betere vertaling maar die heb ik even niet voorhanden.) Zooi die amorf is, waar geen duidelijke actiepunten uit voortkomen en dergelijke.

David Allen zegt hierover:

Alles wat je toelaat in je psychologische of fysieke wereld wat nog niet op de juiste plek is, en waarvoor je nog niet bepaald hebt wat de uitkomst moet zijn en de volgende actie is.

Zooi stuitert rond in ons hoofd en zorgt voor stress en angst. Evaluatiegesprekken, doop feestjes, lege rollen toilet papier, kapotte grasmaaiers, aanmeldingen voor scholen, je dikke buik, gaatjes in je tanden, schoon ondergoed, en nog meer zooi vecht voortdurend om aandacht van je overladen, kokende hersenen. Zooi heeft geen plek, en dus ook geen plaats om naartoe te gaan, en daardoor blijft het maar door je hoofd malen.

Erger nog, we zijn te neurotisch om op te houden met erover na te denken, en we hebben zeker geen tijd om alles in 1 dag te doen. Wat denk je ervan, dat ik Superman ben?

Dus ren je van vuurtje naar vuurtje, hopend dat je niks vergeten bent, uitgeblust en misschien zelf inflexibel om je schema aan te passen aan vrienden, familie of jezelf. Je zooi heeft je geest overgenomen als een virus, waarbij elk denkproces onderbroken wordt en elke inspanning die je levert nutteloos maakt. Klinkt bekend?

Dus hoe werkt GTD nu eigenlijk?

Dit is een superkorte, powerpoint-achtige samenvatting:

  1. identificeer alle zooi in je leven die niet op de juiste plaats is (sluit alle “open loops”; dit laat ik onvertaald)
  2. dump alle zooi die niet van jou is of waar je niks mee hoeft te doen
  3. maak een plek die je vertrouwd en die je werkwijze en instelling ondersteund
  4. zorg dat al je zooi consequent op de juiste plek terecht komt
  5. doe de dingen die je moet doen op een manier die past in je beschikbare tijd, energie en de context van het moment
  6. itereer en refactor zonder genade – deel alles in stukjes op en blijf dat doen

Waar het dus op neer komt is dat je al je zooi in echte akties omzet of in dingen die je gewoon weg kunt doen. Alles wat je in je leven houdt moet je houden om een goede reden – zowel nu als in de toekomst. Dit geeft je het geweldige besef dat je a0 niks kwijtraakt en b0 je altijd weet wat op je bordje ligt en wat niet.

In het systeem zitten ook een aantal evaluatiemomenten (reviews) ingebouwd. Je moet regelmatig je georganiseerde zooi evalueren op verschillende nivo’s van detail, om ervoor te zorgen dat je verticale focus (individuele projecten en taken) in balans is met je horizontale focus (het van links naar rechts scannen van al je inkomende kanalen voor nieuwe zooi). Het is leuk om te doen en geeft op een vreemde manier voldoening.

GTD is “nerd-friendly”

Ik denk dat GTD nerds (of tweakers zo je wilt) om verschillende redenen aanspreekt. Even generaliserend:

  • nerds zijn vaak ongeorganiseerd of hebben moeite met hun aandacht erbij houden (adhd?)
  • nerds houden van het classificeren, ordenen en difinieren van objecten in hun wereld
  • nerd houden van actie en rollen vervaarlijk met hun ogen als ze dingen als “missie statement” of ander management gebral horen
  • nerd houden van dingen die hi- en lo-tec zijn
  • nerd houden van frameworks, maar neigen naar het negeren van regels
  • nerds zijn op een bijzonder open voor veranderingen (als aangetoond kan worden dat deze beter werken dan wat ze nu gebruiken)
  • nerds houden ervan om dingen op hun manier te fixen
  • nerds habben teveel projecten en heel veel zooi

Links

Technorati:

| posted jul 13, 01:39 pm